DECLARATION DE CONFIDENTIALITE ET DEMANDE DE CONSENTEMENT POUR LE TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL (BORDEREAU D’EXPEDITION)
En vertu de l’Article 13 du règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après dénommé également « RGPD »), nous portons à votre connaissance par la présente des informations relatives au traitement de vos données à caractère personnel.
1. Responsable du traitement
Vos données à caractère personnel seront traitées en fonction des finalités spécifiées dans la Section 3 ci-dessous, « Finalités de traitement des données à caractère personnel, » par les entités suivantes en leur qualité de responsable du traitement autonome : • MBE France SARL - (RCS Nanterre 539 736 397 ; N° SIRET : 53973639700024 ; N°TVA : FR 37 539736397), dont le siège social se situe au 37 bis rue Général Leclerc 92130 Issy-les-Moulineaux, tél. 01 41 90 12 10, licencié exclusif pour la France de la marque « Mail Boxes Etc. » (ci-après également dénommée « MBE ») ; • Franchisé MBE - c’est-à-dire l’entrepreneur identifié spécifiquement sur le bordereau d’expédition, à laquelle est jointe la présente Déclaration de confidentialité.
2. Catégories particulières de données à caractère personnel traitées
2.1. Données à caractère personnel que vous avez fournies volontairement
Nous vous informons que les données à caractère personnel que vous nous avez communiquées directement feront l’objet d’un traitement. Les termes « données à caractère personnel » font référence à « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée »); est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale », ce qui inclut les photographies (Art. 4.1 du RGPD).
2.2. Données à caractère personnel relatives à un tiers et que vous nous avez communiquées volontairement
Nous vous informons que toute communication (par exemple, lors du renseignement du bordereau d’expédition et/ou de formulaires électroniques en ligne complétés par vous-même et/ou par le franchisé MBE) de données à caractère personnel et de coordonnées de toute autre personne concernée dans le cadre du service d’expédition constitue un cas de traitement des données à caractère personnel dans lequel vous agissez en qualité de responsable de traitement pour l’ensemble des personnes concernées susmentionnées. Par conséquent, en qualité de responsable de traitement de données à caractère personnel et de coordonnées, vous devez vous assurer que lesdites données sont recueillies et communiquées conformément aux dispositions réglementaires pertinentes. À ces fins et conformément aux articles 13 et 14 du RGPD, vous devez informer les personnes concernées dont les données à caractère personnel sont recueillies et communiquées en rapport avec les procédures et les finalités de traitement. Les données à caractère personnel des personnes concernées sont communiquées uniquement aux fins de l’expédition et de sa gestion.
3. Finalités du traitement des données à caractère personnel
Vos données à caractère personnel seront traitées par MBE France SARL et/ou par le Franchisé MBE en fonction des finalités recherchées par chacun en leur qualité de responsable de traitement autonome.
3.1 Finalités de traitement des données à caractère personnel par le Franchisé MBE
Le Franchisé MBE traite vos données à caractère personnel aux fins :
(i) d’expédition et de sa gestion, tels que spécifiés dans le Bordereau d’Expédition, notamment pour tous paiements, réclamations et communications en lien avec vous ; (ii) marketing au sens large, c’est-à-dire pour vous envoyer, par tout moyen de communication (fax, courriel, SMS, service de messagerie multimédia, courrier, appels téléphoniques par opérateurs), des documents publicitaires et documentation de nature promotionnelle ou en toute occasion de sollicitation commerciale liée aux services, produits ou offres proposés par le Franchisé MBE, et également à des fins d’enquêtes, d’études du marché et statistiques.
3.2. Finalités de traitement des données à caractère personnel par MBE France SARL
MBE France SARL traite vos données à caractère personnel aux fins :
(i) marketing au sens large, c’est-à-dire pour vous envoyer, par tout moyen de communication (fax, courriel, SMS, service de messagerie multimédia, courrier, appels téléphoniques par des opérateurs), des documents publicitaires et documentation de nature promotionnelle ou en toute occasion de sollicitation commerciale liée aux services, produits ou offres proposés par MBE France SARL, et également à des fins d’enquêtes, d’études du marché et statistiques ;
(ii) de profilage concernant des clients individuels ou des groupes de clients afin de rendre possible l’évaluation, l’analyse ou la prévision des aspects liés aux préférences personnelles, notamment la valeur et la nature des services requis, le mode et le type d’expédition, la fiabilité, le comportement, les adresses d’envoi de vos marchandises, ainsi que les services que vous sollicitez le plus souvent, afin de vous proposer des services, produits ou offres supplémentaires (des articles de papeterie, des travaux de graphisme et d’impression, des sites Internet, des services de débit direct, etc.)
4. Base juridique du traitement des données à caractère personnel
- La base juridique du traitement des données à caractère personnel aux finalités de la Section 3.1(i) est le contrat auquel vous êtes partie, afin de rendre possible l’exécution et la gestion de l’expédition que vous sollicitez. La communication de vos données à caractère personnel et/ou celles du destinataire de l’expédition aux fins susmentionnées conditionne la bonne exécution du contrat. La non-communication de ces informations entraînera l’impossibilité de mener à bien et de gérer l’expédition que vous avez sollicitée.
- Votre consentement exprès constitue la base juridique du traitement aux finalités de la Section 3.1(ii). L’absence de consentement exprès aura pour unique conséquence l’impossibilité pour le Franchisé MBE de vous envoyer des messages publicitaires et promotionnels, et de mener des enquêtes commerciales. L’exécution et la gestion de votre expédition par le Franchisé MBE n’en sont nullement affectées et restent possibles.
- Votre consentement exprès constitue la base juridique du traitement aux finalités de la Section 3.2(i) et (ii). L’absence de consentement exprès aura pour unique conséquence l’impossibilité pour MBE France SARL i) de vous envoyer des messages publicitaires et promotionnels, et de mener des enquêtes commerciale et/ou ii) de procéder au profilage mentionné. L’exécution et la gestion de votre expédition par le Franchisé MBE n’en sont nullement affectées et restent possibles. Nous attirons également votre attention sur le fait que si vous avez donné votre consentement et autorisé le Franchisé MBE et MBE France SARL à traiter les données aux finalités, respectivement, de la Section 3.1(ii) et 3.2 (i) et (ii) ci-dessus, vous restez libre, pour chacune de ces finalités et à tout moment, de retirer votre consentement, en envoyant simplement un courrier écrit clair aux adresses spécifiées dans la Section 10 ci-dessous, « Coordonnées pour l’exercice des droits des personnes concernées et pour de plus amples informations. », étant précisé que ce retrait n’aura pas pour effet de compromettre la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait. Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données au traitement de vos finalités à des fins de marketing, y compris au profilage. Nous vous informons que ce droit concerne tous les moyens de contact, électronique, automatisé ou traditionnel, mais vous avez le droit de restreindre votre droit d’opposition à certains canaux de communication uniquement. Par exemple, à tout moment en contactant le responsable du traitement pertinent, aux adresses spécifiées dans la Section 10 ci-dessous, « Coordonnées pour l’exercice des droits des personnes concernées et pour de plus amples informations », vous pouvez vous opposer uniquement à l’envoi de communications promotionnelles par des moyens automatisés (c’est-à-dire contact par courriel, SMS, service de messagerie multimédia, etc.), et ainsi donner votre consentement uniquement à la communication par moyens traditionnels (c’est-à-dire le courrier papier ou les appels téléphoniques par opérateurs).
A la suite de l’exercice du droit de retirer du consentement et/ou du droit d’opposition, le Franchisé MBE et/ou, selon les circonstances, MBE France SARL procédera, dans les meilleurs délais, à l’effacement de vos données à caractère personnel de la base de données et en informera chaque destinataire auquel les données ont été communiquées aux mêmes fins d’annulation, à moins qu’une telle information se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.
5. Modalités de traitement des données à caractère personnel
Le traitement de vos données à caractère personnel sera effectué par le biais de dispositifs manuels et informatiques, ainsi que par le biais de papier. Les données à caractère personnel que vous nous avez fournies ne seront pas soumises à des processus de décision automatisés, à l’exception du profilage spécifié dans la Section 3.2 (ii) ci-dessus.
6. Destinataires des données à caractère personnel Vos données à caractère personnel, qui ne seront pas diffusées par le Franchisé MBE ni par MBE France SARL, pourront être communiquées :
- par le Franchisé MBE: (i) aux employés, agents ou collaborateurs du Franchisé MBE qui se trouvent sur le territoire de l’Union européenne ;
(ii) aux employés, agents ou collaborateurs de MBE France SARL qui se trouvent sur le territoire de l’Union européenne ;
(iii) aux personnes qui proposent des activités d’assistance et de consultation pour le compte du Franchisé MBE dans les domaines comptable, administratif, juridique, fiscal et financier et qui se trouvent sur le territoire de l’Union européenne ;
(iv) aux personnes, organismes ou autorités auxquels la communication de vos données à caractère personnel est obligatoire en vertu des dispositions prévues par la loi ou des décisions rendues par les autorités ;
- de MBE France SARL : (i) aux employés, agents ou collaborateurs de MBE France SARL qui se trouvent sur le territoire de l’Union européenne ;
(ii) aux personnes se trouvant sur le territoire de l’Union européenne à qui MBE France SARL fait appel pour des activités de profilage et de marketing ;
(iii) aux filiales qui comprennent actuellement MBE Worldwide S.p.A., Sistema Italia 93 S.r.l, Jonathan & Assist S.r.l, PonyZero S.r.l., Eurocubia S.r.l., DireFareStampare S.r.l. et Buy-me S.r.l. ;
(iv) aux tiers, se trouvant sur le territoire de l’Union européenne, avec lesquels, ponctuellement, des accords de partenariat commercial et/ou des initiatives, campagnes et projets communs seront mis en place ;
(v) aux personnes, sociétés ou bureaux professionnels situés sur le territoire de l’Union européenne qui proposent des activités d’assistance et de consultation dans les domaines comptable, administratif, juridique, fiscal et financier ;
(vi) aux personnes, organismes ou autorités auxquels la communication de vos données à caractère personnel est obligatoire en vertu des dispositions prévues par la loi ou des décisions rendues par les autorités ;
Les personnes ou catégories de personnes à qui vos données à caractère personnel seront communiquées par le Franchisé MBE et/ou par MBE France SARL peuvent traiter vos données à caractère personnel en leur qualité de sous-traitant, responsable de traitement autonome ou responsable de traitement commun.
La liste exhaustive des sous-traitants, responsables de traitement :
- du Franchisé MBE est disponible à son siège social ; pour de plus amples informations, vous pouvez effectuer votre demande par écrit aux adresses spécifiées à la Section 10 ci-dessous, « Coordonnées pour l’exercice des droits des personnes concernées et pour de plus amples informations. »
- de MBE France SARL est disponible à son siège social ; pour de plus amples informations, vous pouvez effectuer votre demande par écrit aux adresses spécifiées à la Section 10 ci-dessous, «Coordonnées pour l’exercice des droits des personnes concernées et pour de plus amples informations. »
7. Transfert des données à caractère personnel en dehors de l’UE
Vos données à caractère personnel et celles des destinataires ne seront pas transférées en dehors de l’Union européenne par MBE France SARL ni par le Franchisé MBE.
8. Conservation des données à caractère personnel Conformément au principe de proportionnalité, nous vous informons que :
(i) le Franchisé MBE, aux finalités de la Section 3.1(i) ci-dessus (exécution et gestion de l’expédition), conservera vos données à caractère personnel pour la durée nécessaire à l’exécution et à la gestion de l’expédition, sans préjudice de toutes obligations réglementaires spécifiques concernant la conservation des documents comptables ;
(ii) le Franchisé MBE, aux finalités de la Section 3.1(ii) ci-dessus (marketing), conservera vos données à caractère personnel pendant une période de vingt-quatre mois maximum, à partir de la date de leur enregistrement, exception faite de l’anonymat qui empêche, ne fût-ce qu’indirectement ou dans l’ensemble avec d’autres bases de données, l’identification de la personne concernée ;
(iii) MBE France SARL, aux finalités de la Section 3.2(i) (marketing) et 3.2 (ii) (profilage) ci-dessus, conservera vos données à caractère personnel pendant une période maximale respective de vingt-quatre et douze mois, à partir de la date de leur enregistrement, exception faite de l’anonymat qui empêche, ne fût-ce qu’indirectement ou dans l’ensemble avec d’autres bases de données, l’identification de la personne concernée. MBE France SARL et le Franchisé MBE ont mis en place des mécanismes appropriés pour l’effacement automatique des données à caractère personnel, y compris à destination des tiers auxquels ces données auraient été communiquées.
9. Exercice des droits par la personne concernée En vertu de l’Article 13(2)(b) et (d), ainsi que des Articles 15 à 22 du RGPD, nous vous informons que : a) outre le droit de portabilité de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de demander au responsable du traitement l’accès à vos données à caractère personnel, la rectification ou l’effacement de ces dernières ou la limitation de traitement en ce qui vous concerne et de vous opposer à ce traitement, ou de retirer votre consentement ;
b) vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de la « CNIL » (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés - régulateur des données personnelles) en suivant les procédures et instructions publiées sur le site Internet officiel de ce dit organisme national régulant les données personnelles https://www.cnil.fr/fr/ ;
c) toute rectification ou effacement de données à caractère personnel, ou toute limitation du traitement effectuée à votre demande, sauf si elle s’avère impossible ou implique des efforts disproportionnés, sera communiquée par le(s) responsable(s) du traitement à chacun des destinataires auxquels vos données à caractère personnel ont été transmises. Les responsables de traitement peuvent vous communiquer des informations sur ces destinataires sur votre demande expresse.
Vos demandes d’exercice de tels droits devront être adressées par écrit aux responsables du traitement aux adresses spécifiées dans la Section 10 ci-dessous, «Coordonnées pour l’exercice des droits des personnes concernées et pour de plus amples informations. » L’exercice des droits n’est soumis à aucune restriction formelle et est gratuit. Pour plus d’informations sur les dispositions contenues dans les Articles 15 à 22 du RGPD, cliquez sur le lien suivant : http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=fr